Доверенности на подпись цифровых документов от лица компаний

Суть новшеств

Кратко напомним: с нового года представители компаний, которые не вправе действовать от их имени без доверенности, смогут заверять служебные документы только личными квалифицированными электронными подписями с приложением специальных доверенностей. На уровне закона определили лишь основные требования к этим доверенностям. Более подробные правила поручили установить правительству и Минцифры. Последнее разработало проекты таких правил.

Форма доверенности

Доверенность будут создавать в формате XML и заверять ее квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG или в формате, который Минцифры утвердило в сентябре 2020 года.

Доверенность должна содержать ряд составляющих. Среди них следующие:

• наименование документа;
• сведения о доверителе;
• информация о представителе и перечень его полномочий;
• дата оформления доверенности и ее номер;
• срок ее действия (при наличии).

Представление доверенности

По общему правилу закона доверенность нужно будет включить в пакет электронных документов, которые, например, работник заверил личной подписью. В проекте порядка представления доверенности указано: каждый раз этого делать не нужно в следующих случаях:

• компания взаимодействует с контрагентом в электронной форме на основании соглашения об однократной передаче доверенности в специальную систему головного удостоверяющего центра (УЦ);
• компания взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти на основании документа о полномочиях, который получили из той же системы.

Если доверенность передать вместе с электронным документом, в нем потребуют указать ее номер.

Представить доверенность можно будет несколькими способами, например:

• через систему головного УЦ;
• аккредитованный УЦ;
• аккредитованную доверенную третью сторону.

Если воспользоваться, в частности, одним из этих 3 способов, в электронном документе нужно будет отразить не только номер доверенности, но и сведения о системе ее хранения.

Хранение, использование и отмена доверенности

Доверенность разрешат хранить в системе одного из следующих лиц:

• представителя компании, который вправе действовать от ее имени без доверенности;
• получателя электронного документа;
• третьего лица (оператора системы головного УЦ, аккредитованного УЦ и т.д.).

По проекту использование доверенности может включать:

• ее получение в пакете с электронным документом или из системы третьего лица;
• прием от хранителя доверенности результата проверки ее действия на момент подписания электронного документа;
• проверку полномочий представителя, которого указали в доверенности;
• проверку квалифицированной электронной подписи доверителя.

Сформировать заявление об отмене доверенности нужно будет в системе хранителя или в другой системе. Если доверенность находится, например, в системе лица, которому передали электронный документ, заявление разрешат направить хранителю напрямую или через оператора электронного документооборота.